Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen eigenen Datenbearbeitungen ist:

Gean Occhiuzzi, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung reflank.
Riehenring 141
4058 Basel, Schweiz
E-Mail: support@reflank.ch

Diese Erklärung betrifft unsere Website, die Kundenplattform, die Kontaktaufnahme, Terminbuchungen und unsere Dienstleistungen.

Es gilt insbesondere das Schweizer Datenschutzgesetz. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union auf eine Datenbearbeitung anwendbar ist, beachten wir zusätzlich deren Anforderungen.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Je nach Nutzung unseres Angebots bearbeiten wir insbesondere:

• Namen, geschäftliche Kontaktdaten und Unternehmensangaben;
• Konto-, Vertrags-, Abonnement- und Rechnungsdaten;
• Nachrichten, Supportanfragen und Terminangaben;
• verbundene Unternehmens- und Bewertungsprofile;
• Bewertungen, Sternebewertungen, Antworttexte und öffentlich sichtbare Angaben zu Rezensenten;
• vom Kunden bereitgestellte Kontakte und Feedback-Inhalte;
• Einstellungen, KI-Anfragen und daraus erzeugte Ergebnisse;
• technische Verbindungs-, Nutzungs- und Sicherheitsdaten.

Die Daten stammen von Ihnen, von berechtigten Nutzern Ihres Kundenkontos, aus verbundenen Diensten oder aus öffentlich zugänglichen Unternehmens- und Bewertungsquellen.

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten, um:

• unsere Website und Plattform bereitzustellen und abzusichern;
• Anfragen zu beantworten und Termine durchzuführen;
• Verträge abzuschliessen und unsere Leistungen zu erbringen;
• Kundenkonten, Abonnements und Zahlungen zu verwalten;
• Bewertungen und Kundenfeedback zu verarbeiten;
• angeforderte Nachrichten, Antworten und Auswertungen bereitzustellen;
• Support zu leisten sowie Missbrauch und Betrug zu verhindern;
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen und berechtigte Ansprüche zu verfolgen oder abzuwehren.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir diese Bearbeitungen je nach Zweck auf die Vertragserfüllung beziehungsweise vorvertragliche Massnahmen, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder eine erforderliche Einwilligung.

Zu unseren berechtigten Interessen gehören insbesondere ein sicherer Betrieb, die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und die Durchsetzung berechtigter Ansprüche.

4. Website und technische Daten

Beim Besuch unserer Website und Plattform können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsprotokolle bearbeitet werden.

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung.

Die auf unserem Hetzner-Server in Deutschland bereitgestellten Seiten übermitteln beim Aufruf die für die Auslieferung technisch erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, an diesen Server. Die neue Marketingwebsite verwendet lokal gespeicherte Schriftdateien, Bilder und Videos. In dem geprüften Stand setzt sie selbst keine Analyse- oder Werbe-Cookies und lädt keine externen Schriften, Videoplayer oder Termin-Widgets. Ein Klick auf einen externen Link, etwa zur Terminbuchung oder Zahlung, führt zum jeweiligen Drittanbieter; dort gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise.

Diese Angaben zum Einsatz von Cookies und externen Einbindungen beschreiben nur die neue Marketingwebsite. Die getrennte Kundenplattform sowie Zahlungs- und Buchungsseiten können eigene Cookies und weitere Datenbearbeitungen einsetzen. Ändern wir unsere Website oder die eingebundenen Dienste, prüfen und aktualisieren wir diese Erklärung entsprechend.

5. Kontakt und Terminbuchung

Wenn Sie uns kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage.

Für geschäftliche E-Mails und Terminorganisation verwenden wir Google Workspace beziehungsweise Google Kalender. Bei einer Terminbuchung werden die im Buchungsformular angegebenen Daten und die Termindaten über Google verarbeitet.

Bei einem telefonischen Termin verwenden wir die angegebene Telefonnummer für den vereinbarten Anruf. Bei einem persönlichen Termin beim Kunden verwenden wir die angegebene Geschäftsadresse zur Durchführung des Besuchs.

Eine Terminbuchung ist keine Anmeldung zu einem Newsletter.

6. Kundenkonten und Bewertungsmanagement

Für die Bereitstellung unserer Kundenplattform verwenden wir EmbedMyReviews.

Dabei werden insbesondere Kontodaten, Unternehmensangaben, verbundene Profile, Bewertungen, Kontakt- und Kampagnendaten, Konfigurationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet.

Verbinden Sie eine Bewertungsplattform, werden die für die freigeschalteten Funktionen benötigten Daten über die jeweilige Verbindung abgerufen beziehungsweise übertragen.

Bei der Bearbeitung von Kontakten, Bewertungen oder Feedback im Auftrag eines Geschäftskunden handelt reflank. im jeweiligen Umfang als Auftragsbearbeiter. Der Geschäftskunde bleibt für seine eigenen Bearbeitungszwecke und die Rechtmässigkeit der bereitgestellten Daten verantwortlich. Die Einzelheiten werden in einer entsprechenden Vereinbarung geregelt.

7. KI-Auswertungen und Antworten

Für die eingerichteten KI-Funktionen werden OpenAI und für Search AI OpenRouter eingesetzt.

Abhängig von der verwendeten Funktion können Unternehmensangaben, Bewertungsinhalte, Antworttexte und eingegebene Anweisungen an den jeweiligen Dienst beziehungsweise an die über OpenRouter verwendeten Modellanbieter übertragen werden. Bei einem geprüften Search-AI-Scan wurden über OpenRouter Modelle von Perplexity, Google Vertex und OpenAI verwendet; die Modellroute kann sich bei späteren Abfragen ändern.

In unserem OpenAI-API-Konto sind die freiwilligen Freigaben von API-Eingaben und -Ausgaben für Modellverbesserungen deaktiviert. Nach den Standardbedingungen von OpenAI können Inhalte in Protokollen zur Missbrauchserkennung dennoch bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Bei OpenRouter sind Anbieter, die Anfragen zum Training verwenden dürfen, in den Kontoeinstellungen ausgeschlossen; eine allgemeine Null-Speicherung bei allen Modellanbietern ist nicht aktiviert. Deshalb versprechen wir weder eine ausschliesslich europäische Verarbeitung noch, dass KI-Eingaben in jedem Fall sofort gelöscht werden.

Die Bearbeitung dient der Erstellung angeforderter Analysen, Zusammenfassungen oder Antworten. Für die automatische Veröffentlichung von Bewertungsantworten sind die vom Kunden gewählten Einstellungen massgebend.

KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein und sollten vor wichtigen Entscheidungen überprüft werden.

8. KI-Hub und verbundene KI-Assistenten

Über den KI-Hub können Kunden einen kompatiblen KI-Assistenten mit ihren reflank.-Daten verbinden.

Bei einer Anfrage können die für die Antwort benötigten und freigegebenen Daten an den verbundenen KI-Dienst übertragen werden. Welche Daten zugänglich sind, hängt von den Berechtigungen der Verbindung ab.

Die zusätzliche Freigabe von Kontaktdaten kann insbesondere Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus Kontakten oder privatem Feedback zugänglich machen. Ohne diese zusätzliche Freigabe werden diese Felder nach den vorgesehenen Plattformberechtigungen ausgeblendet; andere Inhalte können weiterhin Personendaten enthalten.

Bei aktiviertem Schreibzugriff können Antwortentwürfe erstellt werden. Ihre Erstellung bedeutet keine automatische Veröffentlichung.

Für die weitere Bearbeitung der übertragenen Daten durch den vom Kunden gewählten KI-Dienst gelten dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise. Das Trennen einer Verbindung löscht nicht automatisch bereits übertragene Inhalte beim KI-Dienst.

9. Nachrichtenversand und Analysedienste

Für den eingerichteten E-Mail-Versand und – nach entsprechender Einrichtung – SMS verwenden wir Brevo.

Dabei können Empfängername, E-Mail-Adresse beziehungsweise Telefonnummer, Nachrichteninhalt und Zustellinformationen bearbeitet werden. Soweit technisch erfasst, ordnen wir Öffnungen und Klicks bei E-Mails dem jeweiligen Kontakt zu. Wir nutzen diese Angaben, um Zustellung und Wirksamkeit der versandten Nachrichten auszuwerten. Brevo speichert in der derzeitigen Einstellung Transaktions-E-Mail-Protokolle für einen Monat und keine Vorschau der E-Mail-Inhalte.

Für Such-, Unternehmens-, Bewertungs- und Rankingdaten kann DataForSEO eingesetzt werden. Dazu können insbesondere Unternehmensnamen, Suchbegriffe und Standortangaben übermittelt werden.

Allgemeine Werbenachrichten werden nur versandt, wenn die dafür erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine erteilte Werbeeinwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Zahlungen

Zahlungen und Abonnements werden über Stripe abgewickelt.

Stripe verarbeitet dabei insbesondere Kontakt- und Rechnungsangaben, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten sowie Informationen zur Betrugsprävention.

Wir erhalten die für Vertragsverwaltung, Abrechnung und Support erforderlichen Zahlungs- und Statusinformationen. Vollständige Kartendaten werden nicht in unserer eigenen Kundenverwaltung gespeichert.

Stripe kann für bestimmte Bearbeitungen eigenständig verantwortlich sein.

11. Weitere Empfänger und soziale Medien

Personendaten können an die für die jeweilige Leistung benötigten Plattform-, Hosting-, Kommunikations-, KI-, Zahlungs- und Supportdienstleister weitergegeben werden.

Eine Weitergabe kann ausserdem erfolgen, wenn sie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Ansprüche erforderlich ist.

Wir verkaufen keine Personendaten.

Wenn Sie unsere Instagram-Präsenz besuchen oder dort mit uns kommunizieren, verarbeitet Meta Daten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Wir verwenden erhaltene Nachrichten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

12. Datenbearbeitung im Ausland

Einige eingesetzte Dienstleister und deren Unterauftragnehmer bearbeiten Daten ausserhalb der Schweiz.

Unser Website-Server befindet sich in Deutschland. EmbedMyReviews nennt für seine Plattform Produktionsserver in Deutschland und weitere Dienstleister unter anderem im Vereinigten Königreich, in den Niederlanden, Frankreich, Tschechien, Estland und den USA. Brevo nennt Datenstandorte in Frankreich, Deutschland und Belgien; je nach Versand- und Supportvorgang können auch Dienstleister in den USA, Kanada und Indien beteiligt sein. Stripe und OpenRouter beziehen für bestimmte Verarbeitungen die USA ein. Für Google Workspace und die KI-Dienste ist keine ausschliessliche Speicherung oder Verarbeitung in der Schweiz oder der EU eingestellt. Ein Search-AI-Test über OpenRouter nutzte Modelle von Perplexity, Google Vertex und OpenAI. Die konkreten Modellanbieter und weiteren Bearbeitungsorte können sich je nach Anfrage und Anbieterroute ändern.

Die öffentlich verfügbare Auftragsverarbeitungsvereinbarung von OpenRouter sieht für Übermittlungen aus der Schweiz Standardvertragsklauseln mit Schweizer Anpassungen vor. Das klärt noch nicht die Bedingungen sämtlicher über OpenRouter erreichbarer Modellanbieter.

Für Übermittlungen in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau sehen die Verträge verschiedener eingesetzter Anbieter Schutzmassnahmen wie Standarddatenschutzklauseln vor. Dazu gehören die veröffentlichten Vereinbarungen von OpenRouter, Google, Stripe und Brevo. Die Vereinbarung von EmbedMyReviews nennt EU-Standardvertragsklauseln und einen Zusatz für das Vereinigte Königreich. Die konkreten Bedingungen der über OpenRouter erreichbaren Modellanbieter können davon abweichen; die Modellroute kann sich ändern. Informationen zu den für eine bestimmte Leistung eingesetzten Empfängern und Übermittlungsgrundlagen können Sie unter der oben genannten Kontaktadresse anfordern.

Eine ausschliessliche Speicherung oder Verarbeitung in der Schweiz oder der EU wird nicht zugesichert.

13. Aufbewahrung und Vertragsende

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kontakt- und Supportdaten werden entsprechend der Bearbeitung der Anfrage, der Geschäftsbeziehung und allfälliger Nachweispflichten aufbewahrt.

Nach Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums bleiben die im Kundenkonto vorhandenen Daten während der folgenden 30 Tage für Datenanfragen über unseren Support verfügbar. Kostenpflichtige Funktionen stehen in dieser Zeit nicht mehr zur Verfügung.

Diese Frist bedeutet nicht, dass sämtliche Daten und Sicherungskopien automatisch am 31. Tag gelöscht werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, berechtigte Nachweiszwecke und die tatsächlichen Lösch- und Sicherungsverfahren sind zu berücksichtigen.

Nach der Supportfrist leiten wir die Löschung der nicht mehr benötigten Plattformdaten mit den verfügbaren Funktionen und gegenüber unseren Dienstleistern ein. EmbedMyReviews beschreibt in seiner veröffentlichten Vereinbarung eine Löschung oder Anonymisierung innerhalb von 30 Tagen nach Ende unseres gesamten Plattformvertrags und schriftlicher Anfrage. Sicherungskopien werden nach dessen regulärem Rotationszyklus entfernt; eine feste Höchstdauer nennt die Vereinbarung nicht. Diese Anbieterregel ist keine Zusage, dass Daten eines einzelnen reflank.-Kunden bei weiterlaufendem Plattformvertrag genau am 31. Tag aus sämtlichen Sicherungskopien entfernt sind.

14. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Verbindungen und eine Beschränkung von Zugriffen auf berechtigte Personen und Systeme.

Eine vollständige Sicherheit von Datenübertragungen und technischen Systemen kann nicht garantiert werden.

15. Ihre Rechte

Je nach anwendbarem Recht können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung und gegebenenfalls Herausgabe oder Übertragung Ihrer Personendaten verlangen. Weitere Rechte können sich aus der DSGVO ergeben, soweit sie anwendbar ist.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit einer vorherigen Bearbeitung bleibt davon unberührt.

Wenden Sie sich dazu an support@reflank.ch. Soweit notwendig, können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Wenn wir Ihre Daten ausschliesslich im Auftrag eines Geschäftskunden bearbeiten, unterstützen wir diesen bei der Bearbeitung Ihres Anliegens.

Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beziehungsweise eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere tatsächlichen Bearbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils veröffentlichte Fassung.